Igapäevases sõnastikus on fraas "Kõik läheb plaanipäraselt." See tähendab, et kõik juhtub nii, nagu on ette nähtud, ilma vähimatki üllatuseta või üllatusi. Aga miks see nii tähtis on? Miks vajate tegevuskava? Mis see on? Kas on võimalik eesmärke saavutada ilma etteantud töökorralduseta? Kas plaan on vajalik ainult tööülesannete täitmiseks või on see elus asendamatu? Kuidas õppida oma aega planeerima? Kas on raske teha? Kas on olemas tõhusaid tehnoloogiaid? Järgmise kümne minuti jooksul plaanime selle küsimusega tutvuda.
Mis on plaan?
Plaan on tahtlik tegevus, mis on vajalik tähtaegade jooksul seatud eesmärkide saavutamiseks. Kokkuvõttes koosneb kava koostamine järgmistest osadest:
- Eesmärkide seadmise eesmärgid;
- Disain - tegevusprogramm;
- Variandid - mitmete ideede valik;
- Tähtaeg - tähtajad;
- Ressursside määratlemine - mida on vaja, kust seda saada;
- Esinejate määramine - kes täidab ülesannet;
- Tulemuste kinnitamine - mudeli, plaani või projekti koostamine.
Näiteks soovib ettevõte turustada uut tootesari. Alguses sõnastage eesmärk ja eesmärgid. Tehke visiooni näidisprogrammi visandid, määratledes strateegia ja taktika. Seejärel määrake loovutamise tähtajad, kõik selle punktid. Seejärel otsivad nad vajalikke ressursse, nende allikaid ja määravad ka üksikute esitajate vastutusvaldkonnad. Lõpuks salvestavad nad mõtteid füüsilisel andmekandjal (paberil või digitaalsel dokumendil), alustades nende rakendamisest. See skeem on lihtsustatud, kuna on olemas erinevaid planeerimisviise. Nende rakendamine eeldab teatud erinõuete täitmist.
Millised plaani ettevalmistused on olemas?
Planeerimise tüpoloogia on ulatuslik, erinev ulatuse, ajastuse, objektide, sisu, sügavuse, pühendumuse, korra, raamatupidamise, valdkondade, planeerimisotsuste kooskõlastamise poolest. Tegelikult on kõik üsna lihtne ja loogiline. Seega on plaanid järgmised:
- Valdkonna järgi:
- Üldist - võtta arvesse kõiki ülesande üksikasju;
- Osaline - kirjeldage konkreetseid elemente.
- Rakendamise osas:
- Pikaajaline - tähendab arengustrateegiat rohkem kui 5 aastaks.
- Keskmises perspektiivis - ajavahemik alates aastast viie aastani;
- Lühiajaline - lahendada praegused probleemid (kuni 1 aasta).
- Objektide järgi:
- Plaani eesmärgid - eesmärgi seadmine;
- Rahastamiskava - eelarve ja varustuse määratlus;
- Rakenduskava - vastutava ametniku määramine;
- Programmi plaan - sobivate programmide väljatöötamine;
- Tegevuskava - vajalike jõupingutuste mõistmine.
- Sisu:
- Taktikaline plaan - eesmärkide saavutamise tingimused;
- Strateegiline plaan - peamine töösuund;
- Operatiivkalendri plaan - spetsifikatsioon ja tähtajad;
- Äriplaan - kõigi näitajate kajastamine, mis mängivad rolli eesmärgi saavutamisel.
- Sõltuvalt sügavusest:
- Agregeeritud - arvestada üldisi parameetreid;
- Üksikasjalik - arvutage kõik võimalikud üksikasjad.
- Kohustuse järgi:
- Kohustuslik (direktiiv) - rangelt ette nähtud;
- Valikuline (soovituslik) - pigem soovituslik.
- Sõltuvalt täitmise järjekorrast:
- Tellitud - nõuab järjestikust täitmist;
- Erakorraline - ilmub vajadusel;
- Lükatav - viitab laiendamise võimalusele.
- Raamatupidamise andmetega:
- Rasked plaanid - kohustuslik järgimine kõikides määrustes;
- Paindlikud plaanid - võime teatud kursusest kõrvale kalduda;
- Paindlikud plaanid - paindlike ja jäikade plaanide kombinatsioon.
- Rakenduse järgi:
- Turundus - ettevõtte globaalse strateegia määratlemine;
- Majanduslik - majandusliku komponendi mõistmine;
- Tootmine - materjali- ja tehnilise baasi pakkumine;
- Teadusuuringud - põhikontseptsiooni kujunemine;
- Isiklik - isikliku tegevuse struktureerimine.
- Aja jooksul kooskõlastatult:
- Samaaegsed plaanid - koosneb ühest etapist;
- Järjestikused plaanid - toimuvad pika protsessi puhul, mis koosneb erinevatest etappidest.
Loetletud plaanide tüübid on enamasti universaalsed ja neid saab kasutada nii ettevõtte eesmärkidel kui ka isiku isikliku tõhususe suurendamiseks. Näiteks saab neid kasutada päevaplaani koostamiseks. Mis see on? Räägime edasi.
Mis on päevakava?
Päeva plaan - läbimõeldud toimingute tegemise päev. Planeerimise eksperdid soovitavad seda teha kaks korda. Esimene kord - õhtul ja teine - hommikul, võttes arvesse võimalikke muudatusi.
Kõige parem on meeles pidada inimese füsioloogilisi omadusi, võttes arvesse igapäevaseid biorütme. Näiteks aktiveeritakse aju aktiivsus umbes 10.00 kuni 12.00. Selle aja jooksul saate ajastada kõige olulisemad ülesanded.
Täiendav energia langeb. Seda tuleks lõuna ajal täiendada. Siis on vaja lubada kehal lõõgastuda, puhata. Umbes 14.00 kuni 16.00 toimub intellektuaalse ja loomingulise tegevuse taasaktiveerimine. Praegu on kohane pidada koosolekuid või ajurünnakuid.
Lähemal 17.00 on füüsilise vormi tipp. Soovitatav on pühendada see aeg spordi- või välitegevusele. Seejärel järgneb õhtusöök, lõõgastumine.
Nende kõige produktiivsemate ajavahemike mõistmine on lihtsam värvida olulisi ülesandeid selleks ajaks, et seda võimalikult tõhusalt ja tõhusalt läbi viia.
Planeerimismeetodid
Plaanide koostamise erinevate võimaluste hulgas on mitmeid kõige tõhusamaid, mida eriti ajahaldajad toetavad:
- ABC planeerimine;
- Eisenhoweri maatriks;
- Gantti diagramm;
- SMART-planeerimine;
- GTD tehnika.
Neid meetodeid saab rakendada eraldi või omavahel kombineerida. Igaüks neist on efektiivne konkreetsete probleemide lahendamisel, keskendudes planeerimise konkreetsele aspektile. Näiteks prioriteetide valik, eesmärgi seadmine või tellimisjuhtumid.
ABC planeerimine
See plaanide koostamise meetod on osaliselt võrreldav Pareto eeskirjaga, mille kohaselt 20% jõupingutustest toob 80% tulemusest ja vastupidi. Kui õpid tundma kõige produktiivsemaid piirkondi, annavad nad edu „lõviosa”. Seega põhineb ABC metoodika prioriteetide määramisel vastavalt nende tähtsusele:
- A - kõige olulisemad ülesanded (reeglina ei ole neist rohkem kui 15%, kuid nad annavad tulemuseks umbes 65%);
- B - keskmiselt olulised küsimused (umbes 20% ja nende rakendamise tõhusus on 20%);
- C - mitte olulised ülesanded (65% ajast täitmisel edu saavutamine 15%).
Olles kindlaks teinud ja koondanud oma jõupingutused A-kategooria ülesannete täitmisele, parandab inimene oluliselt oma isiklikku või tööjõu tõhusust, kuna ta kulutab vähem aega kasutuks tööle.
Eisenhoweri maatriks
Tõhus planeerimine, mis põhineb prioriteetide valikul, mis sai nimeks Ameerika ülem ja Dwight David Eisenhower. Selle meetodi kohaselt tuleb koostada plaanid juhtumite tähtsuse ja kiireloomulisuse alusel. Graafiliselt näib, et nelja osa jaguneb neljaks osaks:
- Olulised, kiireloomulised ülesanded - arendussektor;
- Olulised, mitte kiireloomulised ülesanded - vajalike asjade ruut;
- Ei ole oluline, kiireloomulised ülesanded - tsoon "rutiinne";
- Ei ole oluline, mitte kiireloomuline ülesanne - ajakaotuse tsoon.
Kaks esimest punkti moodustavad kasvu ja edu tsooni. Kolmas ja neljas on inimesed rutiiniks. Seetõttu on parem neid neid planeerimisel vältida, võime neid ülesandeid delegeerida.
Gantti kaart
Hea võimalus visualiseerida, mida plaanitakse, on Gantti diagrammi loomine. Meetodi olemus seisneb üksikute ülesannetega sõiduradade ehitamises, millele järgneb nende paigutamine mööda ajatelge. Kolonniagrammide (histogrammide) kasutamist nende plaanide elluviimiseks pakkus välja Ameerika insener ja teadusliku halduse spetsialist - Henry Lawrence Gantt.
See meetod töötab lisaks muudele tehnoloogiatele, võimaldades teil visuaalselt jälgida projekti rakendamise kõiki etappe ning mõista tehtud jõupingutuste tõhusust.
SMART planeerimine
See viitab pigem eesmärgi seadmise valdkonnale, kuid ilma nõuetekohaselt seatud eesmärkideta on hea plaan võimatu. Selle tehnoloogia kohaselt tuleks kõiki eesmärke analüüsida peamiste kriteeriumide alusel:
- Konkreetsed - konkreetsus;
- Mõõdetavad, mõõdetavad;
- Saavutatav - ligipääsetavus;
- Asjakohane - võrreldavus teiste ülesannetega;
- Piiratud - ajaliselt piiratud.
Kui eesmärk vastab neile nõuetele, ei põhjusta plaani edasine arendamine tõsiseid raskusi, sest edu saavutatakse selle töö alguses.
GTD tehnika
Algne meetod, mille on välja töötanud Ameerika ekspertide ja ajajuhtimise konsultant David Allen. Lühend GTD tähistab “asjade lõpuleviimist”. See tehnoloogia pakub selget algoritmi oma elu korraldamiseks. Soovitused algavad töökoha nõuetekohasest korraldamisest. Tulevikus on vaja kõik oma asjad ja plaanid sujuvamaks muuta, tehes nimekirju kalendriplaani abil:
- Lähiajal on järgmised tegevused;
- Projektid - ülesanded, mida tehakse pikka aega;
- Edasilükatud - kellele delegeeritud volituste osa;
- Mitte kohustuslik - millalgi on ebamäärane.
GTD meetodi kohaselt on edukaks planeerimiseks vaja vastata järgmistele küsimustele:
- Milline eesmärk tuleks saavutada?
- Kuidas seda rakendatakse?
- Milline on tee selle saavutamiseks?
Olles lihtsustanud oma ülesandeid ja vastanud loetletud küsimustele, on inimesel palju lihtsam koostada sobiv tegevuskava ja rakendada seda.
Mis on planeerimisviga?
Ükskõik kui veatu plaan võib ikkagi tunduda, ei saa seda vigade vastu kindlustada. Nende olemus seisneb liiga optimistlikus lähenemisel prognoosidele. Silmatorkav näide on poolteist tundi kestev töö kavandatud 60 minuti asemel. Nii individuaalsed kui ka kollektiivsed plaanid on sarnaste ebatäpsuste all.
Vigade peamised põhjused:
- Varasemate kogemuste ebapiisav kasutamine;
- Kalduvus tegelikkuse järele;
- Kalduvus väita varasemaid viivitusi üksnes väliste tegurite tõttu;
- Aegade hindamise ja tajumise ebatäpsused;
- Pinna suhtumine ülesannetega.
Lisaks aja raiskamisele on plaanides tehtud vigu rahaliste või tootmisressursside kadumisega või isegi küsitletakse ülesande täitmist. Seetõttu on soovitatav, et igasse plaani pannakse konkreetne aja ja vaeva „reserv”, mis võimaldab teil manööverdada ettenägematute asjaolude või ülesannete kohandamise korral.
Ükskõik kui tõsine ülesanne on, nõuab see selle rakendamise kava. Ükskõik mis skaalal see on, millises meedias salvestatakse. Peaasi on täita kõik selle ettevalmistamiseks vajalikud nõuded, sealhulgas vajalike jõupingutuste ja ressursside prognoos. Selleks on palju meetodeid, seega peaksite igaüks hoolikalt lugema, et valida üks, mis sobib individuaalselt.
