Väga tihti kuulete, kuidas keegi on aeg-ajalt puudulik. Nad suudaksid teha kõik, kui päevas oli veel kaks või kolm tundi. Samas on inimesi, kes oma ülesandeid rahulikult juhivad, isegi suudavad teisi aidata. Miks nii? Lõppude lõpuks, esimene ja teine päeval 24 tundi. Ajahaldus vastab sellele küsimusele. Mis see on? Kuidas saate oma aega hallata? Kas on olemas tõhusaid meetodeid, mis aitavad ratsionaalselt elada ja töötada produktiivselt?
Mis on ajahaldus?
Ajahaldus on ajahalduse kunst. See hõlmab eesmärkide seadmise, planeerimise, kontrolli, motivatsiooni, nõuetekohase prioriseerimise meetodeid. Te võite kaaluda aja juhtimist kui tervet hulka meetodeid, mille eesmärk on parandada isiklikku tõhusust. Tavapärane on arutada mitte ajahaldusvahendeid, vaid eesmärgi seadmise, motivatsiooni, delegeerimise jne meetodeid.
Selle õpetuse struktuuris paistavad silma neli peamist plokkimis moodustavad ajahalduse "redeli", mis põhineb reisiga võrdlemisel:
- Tõhusus - Vastab küsimusele "kuidas minna?"
- Tehnoloogia - mõista "mida edasi minna?"
- Strateegia - aitab planeerida, kuhu minna?
- Filosoofia - annab tähenduse, vastates "miks minna?"
Korraldage oma elu korralikult neljandast plokist "Miks?" esimesele punktile "Kuidas?"
See on üks aja juhtimise peamisi punkte - valida globaalne eesmärk. Veel mõista selle rakendamise suunda. Seejärel määrake saavutamise mehhanismid. Mõista, milliseid vahendeid on vaja kõigi kavandatud sammude rakendamiseks.
Sellise probleemi sõnastuse tähendus on töö ratsionaliseerimine, sest kogu ettevõtte tõhusus sõltub eesmärgi seadmisest ja planeerimisest.
Ajahalduse tekkimine ja kujunemine
Sõna ajal juhtimine ilmus kahekümnendal sajandil. Populaarse veendumuse kohaselt on tema autor Taani ettevõtja Klaus Möller. Ta pakkus sülearvuti "Time Manager", mis sai korraldaja prototüübiks.
Isiklikult, kui aja juhtimise alused sündisid, on see võimatu. Võib väita, et iidses Roomas tehti katseid juhtida isiklikku aega. Esimene kirjalik allikas on Lucius Seneca märkused, mis on adresseeritud ühele Rooma patritslastest. Ta soovitas kirjutada ajaarvestust, jälgida selle kasutamist, hinnata oma elu. Seneca juhtis tähelepanu vajadusele planeerida ettevõtlust, pakkudes seda igal hommikul. Samuti rõhutas Rooma filosoof prioriteetide seadmise tähtsust, et veeta aega maksimaalse kasu saamiseks.
Ilmselt arusaamine ajast, mis on seotud antiikaja teiste tsivilisatsioonidega, sest inimesed kõikjal seisavad silmitsi samade ülesannete ja väljakutsetega. Moodsamas vormis ilmus aja juhtimine 18. sajandi keskel ja see oli ajastatud tööstusrevolutsiooni arengule.. Taimede ja tehaste avanemise ja massilise levikuga muutus inimese töö vähem sõltuvaks looduslikest teguritest. Seetõttu on võimalik tööprotsesse sujuvamaks muuta.
Aja juhtimise punase joone ideed paljude tuntud inimeste elu kaudu. Näiteks viitasid renessansis elanud itaalia kirjanik ja teadlane Leon Battista Alberti ajahalduse tähtsusele. Ta keskendus vajadusele lihtsustada juhtumeid ja igapäevast planeerimist. Tema ajastu juhtide ideoloogiline inspireerija oli Isaac Newton, kes struktureeris selgelt universumi struktuuri põhimõtted. Tema pakutud ideed ajendasid paljusid kaasaegseid mõtlema oma elu lihtsustamisele.
Üks tähtsaimatest ajastuse toetajatest oli Saksa filosoof Immanuel Kantmis parandas ajakava sellisel määral, et naabrid kontrollisid kella.
Ameerika poliitik Benjamin franklinkes andis maailmale tuntud fraasi „Aeg on raha”, hoidis isiklikku päevikut, saavutades seeläbi märkimisväärse enesekontrolli kõrguse. Franklini lihtsad ja tõhusad soovitused olid aluseks paljudele populaarsetele ajajuhtimiskoolitustele.
Olulist rolli ajahalduse arengus mängis Ameerika insener. Frederick Taylormis pani aluse kaasaegsele juhtimisele ja töö teaduslikule korraldusele (NOT). Taylorismil kui juhtimisteooriale oli tootlikkuse suurendamisele käegakatsutav mõju.
Itaalia majandusteadlane ei ole võimeline meenutama Wilfredo Pareto, mis sõnastas maailmakuulsa ajajuhtimise põhimõtte "20:80". See on sel viisil krüptitud: 20% jõupingutustest toob 80% tulemusest ja vastupidi. Kui defineerite selle väga "kahekümne", saate isiklikku efektiivsust oluliselt suurendada.
Mitte vähem oluline on Ameerika Ühendriikide 34. presidendi panus. Dwight David Eisenhower, mis töötas välja väga mugava prioriteedimeetodi, mida nimetatakse Eisenhoweri maatriksiks. Ta tegi ettepaneku jagada kõik juhtumid vastavalt nende tähtsusele ja kiireloomulisusele. Ülesandeid on nelja tüüpi:
- Oluline, kiireloomuline;
- Oluline, mitte kiireloomuline;
- Ei ole oluline, kiireloomuline;
- Ei ole oluline, mitte kiireloomuline.
Pöörates tähelepanu kahele esimesele tüübile ja vältides kolmandat või neljandat, õpib inimene oma aega tõhusamalt kasutama.
Aja jooksul hakkasid tekkima ajastatud ajavood. Näiteks naistele, meestele, ärimeestele, üliõpilastele, koolilastele jne.
21. sajandi populaarsed ajahaldajad: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande jt. ajajuhid kogu maailmas. Arutame selle suuna peamisi ideid edasi.
Aja juhtimise tööriistad
Aja juhtimise põhiprintsiibid on seotud peamiselt seotud teemadega:
- Eesmärkide seadmine;
- Planeerimine;
- Prioriteetide seadmine;
- Motivatsioon;
- Delegatsioon
Need on omavahel loogiliselt omavahel seotud, täiendades üldist pilti aja ratsionaalsest kasutamisest.
Eesmärkide seadmine
Eesmärk on peamine maamärk, mis võimaldab teil valitud marsruudist kõrvale kalduda. Eesmärkide seadmine on ajahalduse põhitöö, mis aitab ennustada aja kokkuhoidu enne töö alustamist.
Enamasti on olemas eesmärgi seadmise meetod SMART. See lühend tähendab eesmärgi valimisel järgmiste kriteeriumide täitmist:
- Konkreetsus (konkreetne) - eeldatava tulemuse selge mõistmine;
- Mõõdetav (mõõdetav) - kvantitatiivne või kvalitatiivne hindamine;
- Saavutatavus (saavutatav) - võime ülesannet täita;
- Asjakohane - rakendamise vajadus;
- Ajapiirangud - ajakava määratlus.
Kui see eesmärk vastab SMART-põhimõttele, siis on võimalik seda saavutada võimalikult suure säästlikkusega.
Planeerimine
Plaani või strateegia puudumine on hävitanud paljud paljutõotavad ettevõtjad. Lisaks eesmärgi teadlikkusele tuleks seda mõista ja milliseid „samme” selle rakendamiseks vaja. Lisaks on soovitav saadud tulemusi kontrollida.
Paljud planeerimismeetodid on välja töötatud, kuid ajahalduses peetakse ühte kõige populaarsemaks jäigalt paindlikuks planeerimiseks. Soovitatav on planeerida mitte rohkem kui 60% oma päevast, jättes 40-50% ajakavast ettenägematutele olukordadele. Soovitav on kirjeldada kõige olulisemaid ülesandeid, tehes samal ajal omamoodi „reservi” erinevate vääramatu jõu korral. Seega on võimalik vältida negatiivseid emotsioone oma plaanide täitmata jätmisest või kohandamisest. Meelerahu säästmine on üks juhtivatest prioriteetidest.
Prioriteetide seadmine
Prioriteet on erinevate ülesannete täitmise järjekord. Seaduse kohaselt, mida nimetatakse "Milleri rahakott", võib inimese mälus olla 7 ± 2 elementi. See tähendab, et tavaline inimene saab hõlpsasti juhtida 5-9 erinevat juhtumit, sealhulgas hobid ja kodused ülesanded. Kui vähem, siis muutub elu igavaks ja kui rohkem, siis aju ei saa töödelda kogu informatsiooni. Kuid on Pareto seadus, mille kohaselt 20% jõupingutustest toob 80% tulemusest ja vastupidi. Prioriteetide valik võimaldab teil keskenduda neile tegevustele, mis tagavad maksimaalse mõju.
Üks parimaid tavasid prioriteetide valimisel on "Eisenhoweri maatriks", mida mainiti eespool tekstis. Jagades oma ülesanded, sõltuvalt nende tähtsusest ja kiireloomulisusest, saate hõlpsasti luua hierarhia, valides kõige asjakohasemad ja tõhusamad valdkonnad.
Motivatsioon
Ilma nõuetekohase motivatsioonita kaob soov töötada ja tööjõu tootlikkus on minimaalne. Ajahaldur peab suutma ennast ja teisi inspireerida. Suurepärane motivatsioonimeetod on "Ankurdamise põhimõte". See tähendab teatavat kiitust konkreetse ülesande täitmise eest.
Näiteks meeldib koolipoiss mängida konsooli, kuid mitte kodutööd teha. Vanemad saavad temaga sõlmida kodutööde lepingu, ta saab võimaluse mängida. Järk-järgult harjub laps sellega, et mängu järgneb õppetunnid, arendades seeläbi mingi refleksi. Sarnaselt saate teha ka ise motivatsiooni korral.
Delegatsioon
Võime delegeerida (üle kanda) oma ülesandeid teistele, et säästa isiklikku aega, on äärmiselt kasulik oskus mis tahes ajahaldurile. Tema omandamine ei ole nii raske. Peaasi meeles pidada kümmet delegatsiooni põhiprintsiipi:
- Esitajale vajaliku toetuse andmine;
- Vastutus oma töö tulemuste eest;
- Eelteave tellimuse kohta;
- Esineja kaasamine protsessi;
- Oodatava tulemuse selge kirjeldus;
- Töö normide ja reeglite sõnastamine;
- Esitaja motivatsioon, tema huvide näitamine;
- Õiguste ja kohustuste määramine;
- Regulaarne järelevalve rakendusetappidel;
- Võimaliku ebaõnnestumise ja võimu tagasipöördumise ennetamine.
Nende reeglite järgimine aitab vältida paljude delegatsiooni „lõkse”, millest kõige ohtlikum on töö uuesti tegemine.
Delegeerimise teema hõlmab ka võimet öelda "ei". Lisaks õppimisele, kuidas rutiinset tööd teistele suunata, on soovitatav keelduda, kui nad seda teiega püüavad.
Aja juhtimise meetodid
Lisaks seotud valdkondade leksikale on ajahaldusel ainulaadne terminoloogia ja algsed meetodid. Kõigepealt väärib märkimist kronofaadi mõiste, millega võitlemine aitab säästa palju aega. Chronophagus tähendab sõna otseses mõttes aeg-sööja. Need on kõik harjumused, olukorrad ja isegi inimesed, kes meid tõeliselt oluliste ülesannete tegemisest häirivad. Seevastu kohtuvad nad "ajavõtjatega", kes vastupidi aitavad säästa seda väärtuslikku ressurssi. Muide, isegi mõiste on loodud - „ajahalduse bacillus”, mis tähendab lisaks ajale optimeerimist, samuti ümbritsevate inimeste, sealhulgas perekonna, sõprade ja töötajate igapäevast rutiini, muutudes nende jaoks tõeliseks ajastajaks.
Aja juhtimise metoodikast nimetatakse populaarseid meetodeid "tomati meetodiks", "konnameetodiks", "elevandi meetodiks", "Šveitsi juustumeetodiks" ja paljud teised. muu
Tomati meetod
Lisaks töövõimele on väga oluline õppida ja korralikult lõõgastuda. Kuid tasakaalu koormuse ja taastumise vahel ei ole alati võimalik saavutada. See on täis väsimust. Geniaalne õpilane Itaalias Francesco Cirillo pakkus välja algse lähenemisviisi, mida nimetatakse "Pomodoro meetodiks". See seisneb töö lagundamises 25-minutiliste vahedega, mis vahelduvad kolme minutilise puhkeajaga - "tomatid". Pärast nelja sellist tsüklit võetakse 15–30-minutiline paus. See meetod võimaldab teil kauem säilitada jõudlust ja entusiasmi.
Konnameetod
Euroopas on olemas väljend "Sööma konn hommikusöögiks." See tähendab järgmist. Kui teete hommikul kõige ebameeldivamat tööd, siis konn, siis ülejäänud päev täidetakse positiivsete emotsioonidega. Selle ajajuhtimise meetodi eesmärk on stressi vähendamine, inimese emotsionaalse tausta ja psühholoogilise leevenduse normaliseerimine.
Elevandi meetod
"Elevandi" all tähendab aja juhtimine suurt ja ebamugavat ülesannet. Sellise ülesande täitmiseks tuleb see kõigepealt jagada alamülesanneteks, see tähendab - "Lõika elevant praedeks". Näiteks, kui on vaja teha korteris remonti, võib „elevandi” jagada köök, vannituba, rõdu, elutuba, magamistuba. Nad omakorda jagunevad vasakule või paremale küljele jne.
Šveitsi juustumeetod
Teine tehnika "elevantide" vastu võitlemiseks, kuid seekord ilma range korrektsuseta. Kui keegi seisab silmitsi suurte ülesannetega, teadmata, milline pool teda „läheneb”, peaks ta õppima hiirest, mis juhib juustu tükki juhuslikus järjekorras. Järk-järgult sulab juust silmadele silma, muutudes esineja võimalustele vastavaks ülesandeks.
Ajahaldus hõlmab paljusid omavahel seotud valdkondi. Kogu oma meetodite arsenali ei ole võimalik hallata, kuid igaüks võib oma elus rakendada vähemalt mõningaid sellise juhtimise põhimõtteid. Kui te teete seda ilma fanatismita, ilma ennast robotiks muutmata, on selline harjutus kasulik, aidates alati leida aega tööks, isiklikuks eluks ja enesearendamiseks.
